Место, где рады помочь: как устроен и будет работать обновленный студенческий офис с коворкингом в Университете ИТМО

Структура офиса

Сегодняшний Студенческий офис — это три зоны: фронт-офис, где ведется прием обучающихся, бэк-офис — внутреннее помещение для сотрудников офиса, а также коворкинг — гибкое пространство для сотрудников и студентов.

«Фронт-офис разделен на две мини-зоны — это блок с окнами операторов в общем зале и четыре отдельные кабинета приема. Большая часть операций проходит в общем зале, вопросы финансового характера и вопросы, касающиеся проживания в общежитии, требуют конфиденциальности и обсуждаются наедине», — рассказывает директор Студенческого офиса Елена Борисова.

В коворкинге расположено несколько кабинок для консультаций студентов, проведения переговоров, показа презентаций или проектной работы во внеучебное время. В будущем на каждой кабинке планируется установить монитор бронирования, чтобы сотрудники и студенты могли иметь гарантированный доступ в нужное им время. Остальную площадь коворкинга занимают диваны со столами.

В зоне фронт-офиса есть свободные компьютеры, которыми студенты могут воспользоваться.

До конца месяца на входе в офис будет установлен терминал электронной очереди. Студент сможет выбрать необходимую услугу и получить талон, после чего его номер будет отображен на экране с указанием окна приема. Это позволит оптимизировать распределение потока студентов в зависимости от их вопросов.

«Мы не хотели быть похожими на обычное МФЦ»

Идея создать в Университете ИТМО Студенческий офис принадлежит первому проректору вуза — Дарье Козловой. Новая структура должна снизить бюрократическую нагрузку на студентов, чтобы им не приходилось обходить несколько кабинетов: деканат, отдел кадров, канцелярию ради одного документа. Теперь все необходимые бумаги можно оформить или запросить в одном месте.

В феврале 2019 года директор Студенческого офиса Елена Борисова и заместитель директора Студенческого офиса Евгений Раскин посетили российские и европейские вузы.

«Сначала мы посетили несколько российских вузов и были очень впечатлены большими пространствами с окнами приема, электронной очередью. У нас ничего такого не было, нам очень понравилось, но чего-то не хватало. Позже, когда мы отправились в европейские вузы, мы нашли то, что нужно. Это было менее формализованное пространство, не строгий МФЦ, а место, куда студент может обратиться не только за документом и за консультацией, но и подождать следующее занятие или провести время с коллегами. Мы проанализировали опыт российских и зарубежных коллег и создали в нашем университете место, где всегда рады и готовы помочь студенту», — рассказывает Елена Борисова.

По словам директора Студенческого офиса, обратная связь от ребят приходит ежедневно. Они благодарят за помощь и освобождение от квестов по кабинетам. Сейчас все документы можно заказать в ИСУ в разделе «Студенческий офис». Большинство документов можно получить уже на следующий день. При этом инструменты продолжают совершенствоваться, их функционал постоянно обновляется. Уже сегодня большая часть приказов согласуется в электронном виде в рамках системы, разработанной департаментом информационных технологий ИТМО. В будущем взаимодействие студента и университета будет еще проще и удобнее, отмечают в Студенческом офисе.