Финансовый офис ИТМО — это фронт-офис подразделений Департамента экономики и финансов: Управления бухгалтерского учета и контроля, Отдела управления имущественным комплексом, Управления закупочной логистики, Планово-финансового управления. Сейчас в офисе работают пять менеджеров, которые могут дать первичную консультацию по конкретному вопросу, принять и выдать документы. С чем сейчас может помочь финансовый офис:

  • закупки и оплата: прием документов для оплаты по договору и по счету (юрлица и ИП), документов для возмещения затрат на приобретение товаров (работ, услуг) и подписание авансовых отчетов по таким затратам, как консультирование, прием и выдача документов в сфере закупок;
  • бухгалтерия: выдача счетов по договорам, в которых университет выступает исполнителем, актов сверки взаимных расчетов, финансовых документов для участия в конкурсах, оригиналов платежных поручений;
  • недвижимость: выдача документов в отношении недвижимости; прием документов для закрепления помещений;
  • материальная ответственность: прием и выдача документов для назначения или освобождения материально-ответственных лиц; получение доверенности на выдачу материальных ценностей; выдача инвентарных этикеток;

Также в ближайшее время офис планирует начать сопровождение отдельных процессов Планово-финансового управления.

Решение создать финансовый офис приняли ректор университета Владимир Васильев и проректор по экономике и финансам Андрей Иванов — это очередной шаг ИТМО в сторону развития сервисного подхода административных подразделений при работе с запросами сотрудников.

В ИТМО по инициативе ректора уже несколько лет внедряется практика создания сервисных подразделений по принципу «одного окна», когда заявитель подает документы только единожды в одну службу: например, студенческий офис, офис поддержки сотрудников. Такой подход экономит время сотрудников и студентов, исключает необходимость обращаться по различным вопросам в разные структурные подразделения, позволяет согласовывать документы, не передавая их из одного кабинета в другой, унифицирует подход к реализации бизнес-процессов.

Для удобства пользователей финансовый офис запустил новый проект на портале поддержки университета. С его помощью можно отправить электронный запрос в Департамент экономики и финансов по сопровождаемым финансовым офисом сервисам: оплата и договоры, бухгалтерия, недвижимость, материальная ответственность.

Также в офис можно обратиться очно с понедельника по пятницу с 9 до 19 часов по адресу: Кронверкский пр., д. 49, лит. А, пом. 1240. За новостями финансового офиса следите на сайте и в телеграм-канале.