Затраты на какие мероприятия можно возместить по конкурсу

География событий. Можно рассчитывать на возмещение затрат, если вы участвуете в мероприятиях, которые проводятся за рубежом либо в любом городе России, кроме Санкт-Петербурга. Самыми популярными направлениями считаются Москва, Новосибирск, Казань и Сочи (Сириус).

Данила Ермолин, магистрант первого курса научно-образовательного центра инфохимии ИТМО:

― Я ездил на всероссийскую школу-конференцию «Актуальные проблемы органической химии». Она традиционно проводится Новосибирским институтом органической химии Российской академии наук и достаточно известна. На конференции я выступал с устным докладом, посвященным своим исследованиям — применению квантово-химических методов для моделирования органических реакций. По итогам конференции мой доклад признали лучшим.

Мероприятие проходило в поселке Шерегеш Кемеровской области. Чтобы туда добраться, нужно было купить билеты, оплатить жилье и организационный взнос для конференции. Всё это стоило больших денег, поэтому я решил поучаствовать в конкурсе. Я без проблем заполнил заявку, если что-то было непонятно, уточнял у сотрудников ИТМО. В итоге университет помог мне покрыть расходы и дал возможность заниматься любимым делом — наукой.

Виды мероприятий. ИТМО финансово поддерживает участие только в образовательных и научно-исследовательских мероприятиях, которые соответствуют направлению подготовки студента. Причем к таким событиям относятся не только конференции, но и семинары, школы, олимпиады, интенсивные недели, чемпионаты и научно-исследовательские стажировки.

Софья Сиротенко, студентка четвертого курса бакалавриата центра химической инженерии ИТМО:

― В конце февраля этого года я ездила на инженерную школу «ХИМПРОМ-2024», которая проходила в Томске. В командах из 9–10 человек мы решали кейсы от компании «Сибур», связанные с производственными задачами и перспективными технологиями в области производства полимеров и химической промышленности. Также мы слушали лекции от преподавателей Томского политехнического университета, общались с менеджерами компании и ездили на экскурсии на производство.

Конкурс по возмещению расходов — отличная возможность получить финансирование на свои научные поездки. Университет помог мне оплатить расходы на билеты до Томска и обратно, а проживание и питание оплачивали организаторы. Я очень рада, что ИТМО поддерживает студентов и их участие в конференциях и образовательных мероприятиях.

Формат не важен — можно возместить затраты на участие как в очном, так и в онлайн-мероприятии. Как правило, образовательные краткосрочные мероприятия длятся не более месяца, а научно-исследовательские стажировки не более семестра.

Карина Уразманова, магистрантка первого курса химико-биологического кластера ИТМО:

― Я участвовала в научной конференции-школе «Искусственный интеллект в химии и материаловедении», которая проходила в московском Институте органической химии РАН в декабре прошлого года. Выступала со стендовым докладом «Молекулярный дизайн новых антибиотиков на основе бензимидазола» и слушала устные доклады.

Чтобы возместить расходы на участие, подала заявку в личном кабинете ИСУ, это было довольно просто. Ее одобрили, и после этого мне пришло письмо с просьбой прийти и подписать документы в студенческом офисе. Уже после поездки мне на стипендиальную карту вернулись деньги. В общем, остались только положительные впечатления. Советую участвовать в конференциях, а также не забывать подаваться на конкурс по возмещению расходов, ведь это достаточно легко и быстро.

Аактуальные мероприятия появляются в календаре и новостной ленте ИСУ ИТМО или университетских группах в социальных сетях — ITMO.STUDENTS, студенческом научном обществе и учебном центре студенческой науки. Также подходящие события могут порекомендовать преподаватели.

Например, сейчас можно подать заявку на частичное финансирование участия в российских мероприятиях — школе-конференции «Актуальные проблемы механики» памяти Д.А. Индейцева, международной школе-семинаре «Нелинейный анализ и экстремальные задачи», весенней школе «Исследования в сильных и сверхсильных магнитных полях», международной научной конференции и школе молодых ученых «Химия и технология растительных веществ». Также можно поучаствовать в событиях, которые проводят зарубежные вузы. Среди них летние программы от Пекинского института технологий и летняя школа от Стамбульского университета Айдын.

Как и когда подавать заявки

Конкурс проводится круглый год, но студент может получить финансирование не более двух раз за семестр.

Если участвуете офлайн:

1. Выберите мероприятие, которые соответствует вашим интересам и направлению обучения.
2. Зарегистрируйтесь на мероприятие и получите от организаторов приглашение. Оно представляет собой официальный бланк, в котором указаны ФИО студента, название образовательной организации (Университет ИТМО или ITMO University), даты проведения мероприятия, цели участия студента и название доклада, если обучающийся будет выступать на конференции.
3. Подайте заявку на конкурс в ИСУ ИТМО и прикрепите приглашение на мероприятие.
4. В течение пяти рабочих дней после согласования поездки студенту сообщат результаты конкурса по почте.
5. Если результат конкурса положительный, дождаться уведомления в ИСУ и прийти подписать документы на поездку.
6. В течение трех рабочих дней после возвращения с мероприятия предоставьте  документы, подтверждающие поездку и расходы. К ним относится организационный взнос, квитанции о сервисном сборе и проживании в гостинице, железнодорожные билеты или посадочные талоны. Важно, чтобы даты поездки должны укладываться в один день до и один день после мероприятия.
7. После поездки на банковскую карту студента начислят деньги, которые он потратил на участие в мероприятии. Возместить могут до 70% расходов, которые составляют не более 70 тысяч рублей.

Если студент участвует в онлайн-мероприятии, алгоритм подачи заявки на конкурс в целом похож — нужно также выбрать подходящее событие и получить на него приглашение. Затем отправить со своей корпоративной почты на почту отдела академической мобильности ИТМО short-term@itmo.ru заявку — скан подписанного заявления, приглашение и программу мероприятия. В течение пяти рабочих дней студенту сообщат по почте, одобрили ли заявку на конкурс.

После окончания мероприятия в течение трех рабочих дней нужно отправить на почту short-term@itmo.ru сертификат об участии, выписку с банковского счета, которая подтверждает расходы на мероприятие, и инвойс, в котором указаны реквизиты организации, куда перечислили деньги за организационный взнос. После мероприятия на банковскую карту студенту перечислят компенсацию.

Все дополнительные вопросы можно задать сотрудникам отдела академической мобильности ИТМО ― напишите на электронную почту short-term@itmo.ru или уточните всё лично в офисе по адресу ул. Ломоносова, 9 (офис 2139с).